Opera mail howto

Das nachfolgende Tutorial ist eine Kopie von diesem Foren-Beitrag welcher wiederum eine Übersetzung eines Beitrags im offiziellen englischsprachigen Opera-Forum ist.

Wie unterscheidet sich Opera von anderen Email-Programmen?

Im Prinzip ist der Unterschied folgender:

• In einem Ordner-basiertem Email Programm wie Outlook (-Express) empfange ich eine Mail, lese sie und frage mich dann "In welchen Ordner sollte ich diese Email verschieben und/oder kopieren?". Monate später brauche ich die Mail dann vielleicht nochmal und frage mich "Wo habe ich die Mail wohl abgelegt?"

• In Opera empfange ich eine Mail, lese sie, und markiere sie als gelesen wenn ich mit der Mail fertig bin. Wenn ich dann einige Monate später die Mail nochmal brauche suche ich nach der Email indem ich nach Kriterien wie "wer war der Absender" oder "worum ging es" suche.

Kurz zusammengefasst: Opera Mail funktioniert wie eine Datenbank mit Volltextindizierung. Das wird bei einigen wenigen Leuten als Erklärung reichen, für alle anderen möchte ich das etwas erläutern:

In Outlook oder Thunderbird werden Emails wie Dateien auf dem Rechner in Ordnern abgelegt. Ich kann die Emails an andere Stellen verschieben und Kopien an verschiedenen Orten anlegen.

In Opera Mail werden neu eintrudelnde und abgeschickte Emails schlicht ans Ende einer einzigen langen Liste angehängt. Da niemand gerne auf unsortierte lange Listen guckt gibt es in Opera Mail sogenannte Filter um nur diejenigen Emails zu zeigen, die den Kriterien des Filters wie z.B. "enthält das Wort 'Katze'" entsprechen.

Um das mal deutlich zu sagen: Jede Email existiert in Opera ganz genau ein einziges Mal. Daraus ergibt sich ein sehr wichtiger Umstand: Wenn ich eine Email irgendwo in Opera Mail lösche, dann ist sie überall gelöscht. Daran gewöhnt man sich aber ziemlich fix

Um es auf die Spitze zu treiben: es ergibt nicht wirklich viel Sinn eine Mail in irgendwelche ordnerähnlichen Strukturen zu kopieren und zu verschieben wenn die Email eh eigentlich gar nicht verschoben oder kopiert wird. Also: das Credo heisst filtern!

Was sind Filter?

In Opera Mail gibt gibt es einige vorgefertigte Filter (Opera 11: Filter = "Label"), und man kann auch eigene anlegen. Sofort verständlich ist der Filter "Posteingang", in dem alle jemals empfangenen Emails angezeigt werden, und der Filter "Gesendet", in dem alle jemals abgeschickten Emails angezeigt werden. Das ist also nichts anderes als eine Filterung der langen Liste aller Emails nach den Kriterien "empfangen" und "gesendet".

Andere vordefinierte Filter sind der "Papierkorb" Filter, in dem alle zum Löschen vorgesehenen Emails zu finden sind, der "Ungelesen" Filter, in dem alle Mails zu finden sind, die noch nicht als gelesen markiert wurden, etc. pp.

In der eigentlichen Nutzung von Opera Mail verbringt man eigentlich gar keine Zeit mit dem "Posteingang" Filter, der sich aber sehr gut eignet, um das Konzept an Beispielen zu erläutern. Mal angenommen ich habe ein paar Emails im Posteingang, ich wähle eine an und drücke die Löschen-Taste (oder den gleichnamigen Knopf oberhalb der Email-Liste). Ich gebe also der Email das Kriterium "zu löschen", und entsprechend wird diese Email auch aus dem Posteingang verschwinden und im Papierkorb erscheinen. Nun könnte man meinen, die Email wurde dabei verschoben, aber das ist nicht der Fall: klicke ich oberhalb der Nachrichtenliste im Posteingang auf die "Ansicht"-Schaltfläche und setze "Zeige --> Papierkorb",

so wird die eben gelöschte Mail nun auch wieder im Posteingang angezeigt. Das liegt daran, dass die Mail nie in den Papierkorb verschoben wurde, sondern lediglich vor dem Löschen im Papierkorb nicht angezeigt und nach dem Löschen im Posteingang nicht mehr angezeigt wurde. Standardmäßig geht Opera davon aus dass man im Posteingang weder Spam noch zum Löschen vorgesehene Emails sowie ein paar andere Sachen vorfinden möchte. Dieses oben gezeigte Ansicht-Menü gibt es für jeden Mail-Filter in Opera. Interessanterweise kann man so verhindern, dass im Spam-Filter irgendwelche Spam angezeigt wird, aber hey, vielleicht hast Du ja einen guten Grund genau das einzustellen!

Ein ganz interessanter Punkt in dem Ansicht-Menü für alle diejenigen, die trotz meiner Ausführungen hier Ordner unbedingt haben wollen, ist der Punkt "Zeige --> Gefilterte". Und dazu kommen wir jetzt.

Kann ich auch Ordner haben?

Die Antwort lautet: Ja, zumindest fast. Erstelle mal testweise zwei eigene Filter A und B und ziehe über drag&drop ein paar Emails aus dem Posteingang in Filter A und ein paar andere in Filter B. Die Emails werden noch immer im Posteingang angezeigt - darum kümmern wir uns gleich. Wichtig ist, dass jetzt in A und B je ein paar Emails angezeigt werden.

• Emails "verschieben": Ziehe per drag&drop eine Email von A nach B. Sie wird in A verschwinden und in B erscheinen, und andersrum wenn Du die Email von B nach A ziehst. Opera hat hier also das Kriterium "In Filter A anzeigen" entfernt und das Kriterium "In Filter B anzeigen" hinzugefügt. Dieses Verhalten entspricht also ziemlich genau dem Verschieben einer Email von Ordner zu Ordner, mit dem Unterschied dass die Email tatsächlich nie verschoben wurde.

Nun stellt sich also die Frage "warum hat Opera nicht das Kriterium 'Im Posteingang zeigen'" von den Emails entfernt, die ich vom Posteingang per drag&drop in die Filter A und B gezogen habe? Das liegt an einer Standardeinstellung, dass man nicht aus Versehen oder Unwissen Emails auf ewig verschwinden lassen kann. Wenn Du aus irgendwelchen Gründen nicht willst, dass Emails aus bestimmten (eigenen) Filtern nicht im Posteingang zu sehen sind, so setze in den Eigenschaften Deines Filters die Option "Nachrichten als gefiltert markieren". Über die oben gezeigte Ansicht-Schaltfläche kannst Du jetzt im Posteingang abschalten, dass dort als gefiltert markierte Emails angezeigt werden. Kleine Randbemerkung: Der Posteingang ist konzeptionell dazu da, alle Emails anzuzeigen die je empfangen wurden. Erstaunlicherweise wundern sich immer wieder Leute dass sie dann Emails nicht finden, die sie nicht anzeigen lassen.

• Emails "kopieren": Drücke die Strg-Taste während Du per drag&drop eine Email von Filter A in Filter B ziehst, und sie wird danach in beiden Filtern angezeigt. Über das halten der Strg-Taste signalisierst Du Opera lediglich, dass das Kriterium "in Filter A anzeigen" nicht entfernt werden soll. Alternativ zu drag&drop könntest Du auch per Strg+c und Strg+v oder über die Kontext-Menü-Einträge "kopieren" und "einfügen" zum Ziel kommen. Das entspricht also dem Erstellen einer Kopie, obwohl die Email tatsächlich nicht kopiert wurde. Dass das in Opera auch "Kopieren" genannt wird liegt daran, dass man auch bei Opera keine Korinthen kackt. Dass es sich aber nicht um eine echte Kopie handelt kannst Du leicht nachprüfen, indem Du eine Email, die sowohl in Filter A als auch in Filter B angezeigt wird nur in Filter A löscht. Schau in Filter B nach, hier ist sie jetzt ebenfalls weg! (keine Sorge, Du findest sie noch im Papierkorb)

• Eine Email von nur einem Filter entfernen: "Löschen" funktioniert also in Opera immer anders als in einem Ordner-basierten Email System. Um eine Email aus nur einem Filter zu entfernen (entspricht "Löschen" einer Kopie in einem Filter-System) kannst Du per Rechtsklick auf die Email und "Aus Filter entfernen" zum Ziel kommen.

• Einen Filter löschen: Wenn Du in Opera einen Filter löscht, so wird lediglich die Filterung der Emails gelöscht, nicht die Emails selbst.

Wie benutze ich Opera Mail möglichst effizient?

Ich glaube nicht dass irgendwer irgendein halbwegs komplexes Computerprogramm genauso benutzt wie irgendein anderer. Also schildere ich hier nur meine persönliche Ansicht der optimalen Art, seine Emails zu lesen und verwalten. Das ist zwar deutlich auf die Funktionsweise von Opera Mail angepasst, aber letztendlich natürlich reine Geschmackssache. Ich habe nicht die größte Email-Sammlung, aber mit mehr als 40000 Emails seit 6 Jahren kann ich wohl behaupten dass ich weiß wovon ich rede. Andere Leute nutzen Opera hochzufrieden für deutlich größere Email-Bestände. Also, so geht's:

Du empfängst eine Email. Sie taucht dabei insbesondere auch im "Ungelesen" Filter auf. Du liest die Email durch, und wenn Du mit der Email fertig bist markierst Du sie aktiv als gelesen mit der entsprechenden Schaltfläche oberhalb der Email-Liste oder indem Du auf der Tastatur "k" wie "kelesen" drückst. Wenn Dich die Email daran erinnert, dass Du noch etwas tun musst, markiere sie erst morgen oder wann auch immer das Thema erledigt ist als gelesen. Versuche die Anzahl der ungelesenen Emails dennoch unter etwa 10 Stück zu halten, sonst verlierst Du den Überblick und dieser äußerst nützliche Filter seinen Sinn. Ich benutze meinen Ungelesen-Filter als ToDo-Liste und schicke mir selbst Emails wie "Geburtstagsgeschenk für Ehefrau kaufen!" und sowas (jetzt wisst ihr, wie ich auf 40000 Emails komme ).

Manche Leute machen vor dem Gelesen-Markieren einen Rechtsklick auf die Email und wählen "Kategorisieren als --> [Wichtig, unerledigt, ...]". Ich mache nicht mal das, obwohl ich den Sinn durchaus nachvollziehen kann.

Das ist alles. Keinerlei Verschieben, Kopieren, Sortieren, alles unnötig.

Wenn Du jetzt irgendwann mal eine Email brauchst, die Du vor Ewigkeiten gelesen markiert hast, so wirst Du sicherlich irgendetwas über diese Email wissen (sonst wüsstest Du ja nicht, dass Du sie brauchst...):

• Normalerweise kannst Du recht gut einschränken, wer Dir die benötigte Email wohl geschickt hat (oder wem Du sie geschickt hast). Also gehst Du in Dein Adressbuch-Paneel und klickst auf den entsprechenden Kontaktnamen, und Du bekommst eine Liste der gesamten Korrespondenz mit diesem Kontakt [1], innerhalb derer Du jetzt weiter suchen kannst:

• Du weisst wenigstens ungefähr, worum es in der Email ging. Also kennst Du Suchwörter, Schlüsselbegriffe. Oberhalb einer jeden Nachrichtenliste in egal welchem Filter ist ein Suchfeld. Hier kannst Du einen oder mehrere Schlüsselbegriffe eingeben und Opera Mail wird die Liste der angezeigten Emails auf diejenigen reduzieren, die alle eingegebenen Begriffe enthalten (inklusive Kopfdaten), und zwar während Du tippst. Das funktioniert auch bei sehr großen Email-Beständen sehr gut und zuverlässig.

• Du findest eine Email, welche als Antwort (oder Antwort auf die Antwort) auf die gesuchte Email empfangen wurde, oder auf die die gesuchte Email eine Antwort war. Klicke mit der rechten Maustaste auf diese "fast richtige" Email und wähle Beobachten/Ignorieren --> Thread beobachten. Opera wird Dir alle Emails anzeigen, die in beide Richtungen der Antwortkette stehen (funktioniert über die sog. Message-ID; funktioniert immer wenn jeder brav die Antwort-Funktion seines Emailprogramms benutzt um Emails zu beantworten)

• Du kannst sogenannte Suchvorgänge-Filter anlegen, indem Du im Suchfeld oben im Mail-Paneel einen Schlüsselbegriff eingibst. Während Du tippst werden Dir da Vorschläge gemacht, ganz praktisch um zu gucken ob man eher nach "Opera-Logo" oder "Klobrille" suchen sollte. Mal angenommen Du hast das Wort "Gebüsch" eingegeben und mit der Eingabetaste bestätigt, so wird Dir Opera einen Filter namens "Gebüsch" anlegen, in dem alle Emails angezeigt werden welche genau dieses Wort enthalten. Wenn Du jetzt eine neue Email erhälst, die das Wort "Gebüsch" enthält, so wird auch diese Email automatisch in dem Filter angezeigt. Standardmässig werden in Suchvorgänge-Filtern auch gefilterte Emails, Spam und der Papierkorb angezeigt, was auch mal praktisch sein kann - kann man aber auch wieder (für jede Suche einzeln) über die oben gezeigte Ansicht-Schaltfläche wunschgemäß konfigurieren.

• Wenn Du die Email jetzt noch immer nicht gefunden hast, was seeehr selten vorkommt, so kannst Du sehr ausgefeilte Filterkriterien ansetzen und endlich einen eigenen neuen Filter ("Ordner") anlegen. Gib dem Ding einen schönen Namen und tobe Dich dann in den Filter-Einstellungen nach Lust und Laune mit ausgeklügelten Filterkriterien aus, wie zum Beispiel "VON-Zeile enthält 'Tom"' UND "AN-Zeile enthält 'Jerry'" UND "CC-Zeile enthält 'Udo Jürgens'", plus ein paar RegExp Ausdrücke und was nicht alles mehr. Jetzt noch "Filter anwenden" klicken und etwas warten und dabei zugucken, wie sich die Nachrichtenliste füllt.

Dauert Suchen nicht lange?

Gegenfrage: dauert Sortieren nicht lange? Ich verschwende nämlich ausser dem eigentlichen Lesen meiner Mail und einem kurzen Druck der "k"-Taste keinerlei Zeit darauf, meine Emails in irgendwelche ausgeklügelten Ordnerstrukturen zu verschieben und zu kopieren. Wieviel Zeit sowas kosten kann sehe ich täglich bei mehreren Büro-Kollegen, die alles fein säuberlich im richtigen Töpfchen wissen wollen.

Das Auffinden von Emails aus der Datenbank funktioniert richtig gut mit all den Hilfsmitteln und Werkzeugen, die Opera einem so bietet. Insbesondere die Volltextsuche, die während des Tippens die Liste der Ergebnisse auf ein übersichtliches Maß zusammenschnurren lässt ist hervorragend. Mir reichen meist 2-3 Begriffe aus und ich sehe was ich suche (oder eine Antwort, siehe "Thread verfolgen" weiter oben). Im Regelfall habe ich eine gesuchte Email innerhalb weniger Sekunden gefunden. Wieder aus Büro-Erfahrung kann ich berichten, dass ich üblicherweise schneller im Finden einer Email per Volltextsuche bin als die Kollegen im Auffinden des richtigen Ordners in ihrem 2-3 Stufen tiefen Ordnerbaum.

Natürlich habe ich auch mal eine benötigte Email nicht schnell gefunden (aber ich habe sie letztendlich immer gefunden!). Andererseits habe ich auch schon fluchende Kollegen erlebt, weil eine gesuchte Email eben nicht im eigentlich dafür vorgesehenen Ordner auffindbar war - vergessen einzusortieren, oder der Filter hat wegen eines Schreibfehlers des Absenders nicht gegriffen, oder man hat sie ausversehen beim drag&drop im Nachbarordner fallen lassen. Insofern denke ich gleicht sich das aus, egal welches System man benutzt. Und wenn man gar keine Risiken eingehen will kann man ja auch in Opera eine tolle Ordnerstruktur anlegen - ich persönlich brauche keine Ordner.

Jedenfalls hoffe ich, dass diese doch etwas längliche Anleitung dem einen oder anderen hilft, mit Opera Mail seinen (Achtung, Berater-Sprech) Workflow zu streamlinen

Ich sehe Opera primär als super Email- und Feed- und Newsgroupprogramm, das mit einem Browser ein ganz praktisches Addon mit eingebaut hat, das nicht zu sehr stört.

Es gibt auch noch viel mehr zu entdecken als ich hier beschrieben habe - das automatische Speichern von Entwürfen während man tippt, Notizen, Rechtchsreipbrüfung, ein sehr solider Spam-Filter, Mailinglisten- und Anhänge-Filter, Standard-Filter für einzelne Mail-Konten, Nachfilterung beliebiger Filter per Rechtsklick --> Nachrichtenanzeige --> <Mailkonto>, um nur mal ein paar Häppchen in die Runde zu werfen.

Viel Spass!

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[1] In den Eigenschaften eines Kontakts im Adressbuch findet man im Reiter "Notizen" ein Feld "Weitere Email-Adressen". Hier kann man, per Komma getrennt, alle sekundären Emailadressen des entsprechenden Kontakts eintragen, und bei einer Filterung nach dem Kontakt werden alle Emails, in Korrespondenz zu allen eingetragenen Adressen stehen, angezeigt.